ONLINE MEETINGWeb会議システム
Web会議システムを
導入する
以前より業務改革の一環として、移動に費やす時間や費用を削減するために試行錯誤している企業はありましたが、社会の状況に合わせて、リモートワークなどの新しい働き方を取り入れる企業が、最近特に増加しています。Web会議が移動時間の減少に効果があり、個々の生産性を上げ経費削減を可能にすることをコロナ禍で発見できたという方も多いのではないでしょうか。企業も時代の変化と共に新技術の導入が必要となりますが、既に当たり前のものとなりつつあるWeb会議は、もはや避けては通れないものになっています。
Web会議のメリット
Web会議システムを導入することで、
様々なメリットを享受することができます。
- 会議資料の印刷、配布が不要。差し替えも簡単
- ペーパーレス化によるコストダウン
- 時間や場所を問わないため、スピーディな対応が可能
- 出張による交通費、移動時間、宿泊費が削減できる
- 移動時間が減ることで他の業務が効率的に行える
- 利用人数や機能により無料から有料まで柔軟にコストを設定できる
Web会議に必要な環境
Web会議を導入するにあたり、従業員がスムーズに利用できる環境を整えることが必要です。
また、使い方によってはWeb会議の利用のみならず、様々な場面で活用することもできます。
セキュリティ
Web会議から会社の重要な情報が漏えいしてしまう事態は避けなければなりません。有償ライセンスの場合、音声を含むデータは暗号化されますので情報漏えいリスクを抑えることができます。加えて、有償ライセンスではツール側でも情報漏えいを防ぐ対策をとることができます。例えばZoomの有償ライセンスであれば、利用者に対してミーティングの録画機能やファイル転送機能の利用を制限することができ、よりセキュリティに配慮した運用が可能です。（一部ツールでは無料ライセンスでも暗号化されています。）
また、どこからでも会議ができるため、フリーWi-Fiからの情報漏洩や、覗き見のリスクも検討する必要があります。Web会議システムのセキュリティ対策を選択基準とする他、ウイルス対策ソフトの最新化、スマホやWi-Fiルーターの社有化などのセキュリティ対策を併せて検討する必要があります。
サーバー・ウイルス対策オフィス用コピー機・パソコン
多くのWeb会議システムでは、Web会議への参加人数や開催時間、録音や録画の機能などについて、無償ライセンスでは機能を制限しています。分かりやすい例でいうと、Zoomの場合、無償ライセンスでは3名以上の会議が1回最大40分という時間制限があります。
「肝心な時に必要な機能が使えない」とならないためには、無償ライセンスで利用できる機能を事前によく確認し、ニーズに応じて有償ライセンスへのアップグレードを検討する必要があるでしょう。
録画機能
Web会議用のツールの中には、録画機能がついているものも存在します。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams では録画機能が利用できます。議事の内容を確認したい場合に便利です。
Zoomの場合
ホスト、および、ホストが許諾した参加者はミーティングを録画し、録画データを保存できます。（無償ライセンスではローカル保存のみ）
Google Meetの場合
主催者または主催者と同じ組織に属しているユーザーのみ録画ができます。ビデオファイルは主催者の Google ドライブに自動保存され、参加者に共有できます。（Business Starterプランを除く）
Microsoft Teamsの場合
録画は自動でクラウド（OneDrive、SharePoint）へ保存され共有できます。
IT環境の整備
Web会議システムは、日常使用するデバイスで利用できますが、社員によっては保有するデバイスは違います。会社支給のスマートフォンやパソコンなどデバイスの標準化が理想的です。
また、資料のアップロードや画面の共有などツールを使いこなすためには一定のITリテラシーが必要となります。会議の案内方法、資料の共有方法など基本的な操作方法については導入教育をきちんと行い、誰でも簡単に使えるようにすることが大切です。
オフィス用コピー機・パソコン